Şirketlerin, kurumların ya da kişilerin herkesi ilgilendirebilecek bir haberi kamuoyuyla paylaşması için hazırladığı basın bültenlerini yazabilmek için dikkat etmeniz gereken pek çok nokta var. Siz de basın bülteni yazabilmek ister misiniz?
Basın bülteni kurumların veya kişilerin etkinliklerini, yatırımlarını, yeni ürünlerini ve kamuoyunu ilgilendiren haberleri müşterileriyle paylaştığı bilgilendirici metinlerdir. Bu metinler medya çalışanlarına, son zamanlarda blog yazarlarına ve sosyal medya fenomenlerine de gönderiliyor.
Pek çok kurum ya da kişi kendileri için ‘büyük haber’ olan şeyin herkes için önemli olduğu yanılgısına düşebiliyor. Bu yüzden basın bültenini yazmadan ya da yazdırmadan önce haberin kimleri, ne şekilde ilgilendireceğini tespit etmelisiniz.
Bir dergide editörlük yaptığım dönemlerde birçok şirket geçmiş bayi toplantılarının basın bültenlerini servis eder, dergide yer vermediğimde hayal kırıklığı yaşardı. Oysa sadece çalışanlarını ve bayilerini ilgilendiren böyle bir içeriğin okura faydası ne olabilir? Şirkettekiler belki aylarca uğraştı, yüzlerce kişiyi bir araya getirdi, günlerce toplantı yaptılar ve bayileriyle güzel satış anlaşmaları gerçekleştirdiler. Bu haber değil de ne diyebilirsiniz! Üzgünüm. Basın çalışanları ve okurlar konuya böyle bakmıyor.
Önce kimi ilgilendirdiğini belirleyin
Diyelim ki restoran açtınız. Bu beş masalı herkesin öğle yemeğini yediği küçücük bir esnaf lokantası ise bunun ulusal basında çıkmasını beklemeyin. Beş masalı küçük esnaf lokantası ne zaman ulusal basında çıkar? Eğer uluslararası bir şefi mutfağa sokmayı başardıysa, başka yerde bulunamayan bir lezzet için herkes kapınızda kuyruk oluyorsa, o bölgeyle ilgili bir gazeteci seyahat yazısı yazılırken oradaki restoranlara da yer verecekse böyle bir şansınız olabilir. Bu yüzden önce haberin kimi, ne şekilde ilgilendireceğine karar vermelisiniz.
Mecraya göre içerik hazırlama
Ekonomi servisi bir restoranın yemeğiyle, dekorasyonuyla ilgilenmez. Haber içeriği restoran zincirinin yüksek büyümesiyle ya da özgün iş modeliyle ilgiliyse basın bülteninize sayfalarında yer verebilir. Oysa İstanbul Life ya da Timeout gibi bir dergiye bülteni gönderecekseniz kesinlikle restoranınızın hangi ülke mutfağını temsil ettiğinden, yemeklerin çeşidinden, otoparkınızın olup olmadığından, kredi kartının geçip geçmediğinden, şefinizden ve işletmenizi diğerlerinden ayıran özelliklerden bahsetmelisiniz. Doğru mecraya doğru içerik göndermeniz bülteninizin yer bulması için olmazsa olmazlar arasında…
Bültende neler olmalı ve içerik nasıl yazılır?
Logolu kâğıt: Bülteninizin başında firmanızın logosu mutlaka olmalı ki basın mensubu, bültenin hangi firmaya ait olduğunu anlasın.
Tarih: Tarih atmak basın bültenlerinin en çok unutulan ancak çok önemli bir detayı. Çünkü basın mensubu haberin güncel olup olmadığını anlamak ister ve günlük, haftalık ya da aylık çıkan mecralarda eğer bültene tarih koymayı unuttuysanız bülten direkt çöpe gidebilir.
Başlık: Başlık en az üç en çok beş kelimeyle tüm bülteni özetlemeli ve can alıcı olmalı. Beş kelimeyle özetleyemiyorsanız üst başlık ya da alt başlık kullanarak durumu kurtarabilirsiniz. Ancak bu durumda bile basın mensubu başlığı beş kelimeye indirmek zorunda kalabilir.
Spot: En az üç en fazla 5-6 satırla basın mensubuna bültende ne bulacağını özetlediğiniz bölüm spottur. Bazen yayın organlarında alan o kadar kısıtlıdır ki basın bülteninin sadece bu kısmı bile kullanılabilir. Bu yüzden iyi bir spot her zaman en iyi özeti en can alıcı şekilde sunmalı.
Ana metin: Ana metin en az iki paragraf ya da en fazla 2,5-3 sayfada bitmeli. Basın mensupları her gün yüzlerce basın bülteni alır, kullanacakları mecrada alanları kısıtlı olduğu için 5-6 sayfalık bir yazıyı bir gazetecinin ya da editörün kullanması mümkün değildir. Eğer özel haber söz konusu değilse ve editör sizden talep etmediyse bu uzunlukta metin göndermenizin bir anlamı olmaz.
Ben haberin içeriği el veriyorsa giriş paragrafında hatta mümkünse ilk cümlede 5N1K’ya mutlaka yer veriyorum. Yani ne, neden/niçin, nasıl, nerede, ne zaman ve kim. Bu soruların tamamını bazen tek cümlede veremezsiniz. Zaten ilk paragraftaki ikinci ve üçüncü cümle de bunun içindir. Yani bu soruları yanıtlamadan ikinci paragrafa geçmeyin.
Eğer tek paragrafta özetleyemediyseniz, ikinci paragrafın girişinde de konuyu özetlemeye devam edip konuyla ilgili en yetkili kişiye sözü bırakın. Bu hem kurumdaki yetkili otoritenin kendini kendi sözleriyle ifade etmesine imkân tanıyacak hem de metni sıkıcı, düz bir metin olmaktan çıkaracaktır.
Vermek istediğiniz haberin içeriğine neyi koyacağınız konusunda kafanız net değilse, kendinizi editörün yerine koyun. Hatta gazeteyi ve dergiyi okuyan kişinin yerine… Gene restoran örneğinden devam edelim. Bir life style dergi okuyor olsaydınız ve bir restoranı merak etseydiniz hangi soruların cevaplarını metinde bulmak isterdiniz? Önce size yakın mı? O zaman metinde restoranın yeri geçmeli. Ne tür yemekler seversiniz? Okura neleri bulabileceğini bildirin. Gitmeye karar verdiğinizde rezervasyon yaptırmanızın gerekip gerekmediğini mi merak ediyorsunuz? O zaman metninize “Bir gün önceden rezervasyon yaptırmanızı öneriyoruz” gibi bir ibareyi yerleştirmelisiniz. Sorulara cevap verirken sadece kendi merak ettiğiniz şeyleri düşünmeyin, başkalarını da göz önünde bulundurun. Mesela bir müşteri mekânda müzik yayını olup olmadığını, gastronomi meraklısı biri menüyü hangi şefin hazırladığını veya işletmecisinin sosyeteden olup olmadığını merak edebilir. Bu yüzden bülteni hazırlarken konuyla ilgili 360 derece düşünmeli ve en net şekilde tüm bilgileri sıkıcı olmadan verebilmelisiniz.
Bültenlerde sık yapılan hata hikâye anlatmaya başlayıp önemli mesajları sona saklamaktır. Oysa basın bültenlerinde sıralama her zaman en önemliden daha küçük detaylara gitmeli. Lafı uzatmayın ama bir editörün soracağı tüm soruları da yanıtlamış olun. Çünkü editörler soru sormak için nadiren size telefon açar. Ellerinde daima rakip şirketlerin ‘daha iyi hazırlanmış’ ve kendilerini ‘uğraştırmayacak’ bültenleri hazır bekler.
Editöre not: Editörler kurumu tanımıyorsa, ürünle ilgili mutlaka yer vermek istediğiniz detaylar varsa ya da herhangi bir konuda açıklama yapma ihtiyacı hissediyorsanız bunu basın bülteni metni içinde değil, editöre not bölümünde daha küçük puntolarla ve editör ilgilenirse okuyacak şekilde metinin sonuna ilave edin. Böylece onun iş yükünü azalttığınız için emin olun sizi takdir edecektir.
Detaylı bilgi için: Evet, editörler bültenlerle ilgili geri dönmeyi sevmez ama bazen sizinle başka konular için iletişime geçmek isteyebilirler. Bunun için bülteni yazan kişinin ya da yetkili kişinin adını, soyadını, şirket ismini, unvanını, telefonunu, e-postasını metne eklemeyi unutmayın.
İletişim bilgileri: Bazen büyük firmalar, yerlerinin ve iletişim bilgilerinin çok aleni olduğunu düşünüp iletişim bilgilerini atlıyorlar. Siz yine de şirketin web sitesi adresini, sosyal medya hesaplarını, ilgili bölümün iletişim bilgilerini metne eklemeyi unutmayın.
Fotoğrafları ihmal etmeyin
Basın bülteninin içeriği kadar fotoğraflar da önem taşır. Çünkü birçok haber basında görseliyle birlikte yer alır. Eğer gönderdiğiniz fotoğrafların çözünürlüğü baskı kalitesinde değilse, sadece logo içeriyorsa, dikey ya da yatay alternatifi yoksa veya bülteni yazılan konuyu tam olarak anlatmıyorsa basın bülteninin kullanılma olasılığı da düşer.
Fotoğraflar için bir diğer önemli konu da görsel ismidir. Görsel ismi konuyu anlatmalı, aksi halde bir basın mensubu indirdiği yüzlerce fotoğraf arasında sizinkini başka görselinki ile karıştırabilir. Bu da haberin yanlış çıkmasına sebep olabilir.